Dema, paperless solution
venerdì, 20 febbraio 2009
Realizzato su richiesta del Ministro Brunetta, Dema è una piattaforma che rende concreta la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione. E' stato applicato sperimentalmente all'Archivio del Personale della Regione Friuli Venezia Giulia.
Dema è il prodotto realizzato da Teorema e Microsoft per le pubbliche amministrazioni che si pongono l'obiettivo di ridurre o eliminare l'utilizzo della carta nella trasmissione delle informazioni interne all'amministrazione stessa. Il sistema è stato realizzato nel 2008, su richiesta del ministro alla Pubblica amministrazione del Governo italiano, Brunetta, nell'ambito di un processo di modernizzazione degli enti pubblici, e applicato prima in via sperimentale, a fine 2008, alla gestione dell'archivio dipendenti della Regione Friuli Venezia Giulia che ha recentemente avviato il progetto definitivo di dematerializzazione.
Il progetto pilota di dematerializzazione della PA avviato in Friuli Venezia Giulia vede tra i protagonisti, accanto a Microsoft e a Insiel, la società triestina Teorema engeneering: nata a Trieste, in Area di ricerca, la società è esperta nel settore della gestione di informazioni e processi in contesti complessi come quello della pubblica amministrazione. Presieduta da Michele Balbi, conta sessanta dipendenti divisi nelle sedi di Trieste e Milano; Teorema ha chiuso il 2008 con un fattuato di 9 mln di euro (15 mln contando anche il fatturato delle controllate) di cui circa il 25% deriva da attività sul territorio in provincia di Udine: tra i principali clienti friulani figura il gruppo Danieli, del quale Teorema è il principale solution partner Microsoft.
Il progetto pilota sulla dematerializzazione dei documenti cartacei è iniziato ad agosto 2008, e si è concluso nel mese di novembre 2008. Oggetto del Pilota è stato l'ufficio del Personale della Regione Friuli Venezia Giulia, nell'ambito del quale si è individuato come obiettivo la dematerializzazione dei fascicoli cartacei che riguardano i 3200 dipendenti regionali, dislocati in tutte le sedi della Regione FVG.
Il progetto realizzato il Friuli Venezia Giulia aveva quale scopo principale quello di “rendere inutile” la carta in una serie di processi relativi alla gestione della documentazione sulla vita professionale dei 3200 impiegati della Regione, garantendo una procedura sicura dal punto di vista della privacy ed evidenziando una serie di netti risparmi in termini di costi di cancelleria e di tempo nella gestione dei documenti cartacei.
Il progetto pilota, dopo il protocollo firmato ad agosto scorso tra la Regione e il ministro Brunetta, si è realizzato in soli quattro mesi: è stato elaborato un sistema informativo pilota capace di gestire le pratiche dei 3200 dipendenti che attualmente risultano archiviate in folderoni da oltre cento pagine ognuno, e comprendono relazioni, certificati medici, documentazione previdenziale, modifiche di ruolo. Documenti cartacei che, ad ogni utilizzo, devono venir fotocopiati e fisicamente spostati da un ufficio all'altro, anche e spesso in edifici diversi se non in città diverse della Regione.
I tecnici di Microsoft e Teorema, in collaborazione con Insiel, il “braccio operativo” informatico della Regione, hanno individuato una procedura e realizzato un sistema informativo in grado di eliminare tutte le azioni che sono connesse alla copiatura/distribuzione dei fascicoli cartacei, ottenendo una serie di vantaggi - tra i quali la digitalizzazione delle informazioni, la loro condivisione secondo una politica di privacy definita dall'ente e dalle norme – e rendendoli disponibili in tempo reale, con un netto risparmio di carta e di tempo.
In particolare il risparmio di carta per l'ufficio oggetto del pilota è stato quantificato in 80mila pagine solo per l'ufficio archivio e protocollo. Il risparmio di tempo è stato calcolato secondo due criteri, uno relativo all'ufficio archivio e protocollo, al quale arrivano tutte le richieste di consultazione dei fascicoli, pari al 27% il primo anno (nel quale si dovrà lavorare con il nuovo sistema e avviare una digitalizzazione del materiale presente) e del 69% già a partire dal secondo anno. Il tempo risparmiato da parte di chi richiede la consultazione di una pratica sarà invece già del 83% a partire dal primo anno. Per l'ente, in media, quindi, il risparmio di tempo si assesta nel 72% il primo anno, e nel 79% negli anni successivi al primo.
Sul fronte costi, si è calcolato un risparmio economico sulla base della riduzione costo-carta e costo-tempo: il 75% nel primo anno, l'81% negli anni successivi, pari a 465mila euro il primo anno e oltre 500mila euro a regime dal secondo anno in poi per il solo ufficio protocollo.
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